Viimeistään vuoden vaihteessa on aika jälleen jättää menneiden aikojen painolasti taakse. Mitä jos vuonna 2016 se olisi teidän organisaatiossanne turha kuona työprosesseissa?
Sosiaalinen media tarjoaa lukuisia mahdollisuuksia tehostaa yrityksen sisäisiä prosesseja. Vuoden 2016 uuden vuoden lupaus voisikin olla turhasta kuonasta eroon pääseminen myös konkreettisesti työpöydällesi, ei vain mielen sopukoissa.
Suunnittelu
Projekti kannattaa aloittaa listaamalla asiat, joita työpaikallanne tehdään päivittäin, arjessa. Tämän jälkeen on syytä yhdessä miettiä, miten sosiaalinen media voi auttaa teitä selviämään arjen haasteista jouhevammin ja tuloksellisemmin.
Välineet
Yhdessä työskentelyä parantamaan soveltuvat muun muassa Wikit, Googlen tuoteperheen Docs ja Drive, Dropbox tiedostojen jakoon sekä Slack muun muassa projektiviestintään, tiimikeskusteluympäristöksi sekä työpaikan muihin keskusteluihin.
Yammer usein tuntuu monille helpolta välineeltä aloittaa, sillä se muistuttaa Facebookia ja onkin tarkoitettu työpaikan sisäiseen kommunikointiin projektien, tiimien ja koko työyhteisön kesken. Samaan tarkoitukseen olen kuullut sovellettavan toisaalta myös esimerkiksi työyhteisöjen omia Facebook ja WhatsApp –ryhmiä, joissa työkavereiden tavoittaminen koetaan nopeaksi ja yksinkertaiseksi.
Projektinhallinnasta kiinnostuneiden kannattaa tutustua myös Trelloon, DotProjectiin, Basecampiin tai Jiveen.
Prosessi
Uusien välineiden myötä myös prosessit kannattaa uudistaa ja ohjeistaa kaikki uusiin työtapoihin. Videopuhelut ja pikaviestipalveluiden kautta tapahtuva viestintä ja tiedostojen jakaminen saattaa olla mahdollista sinulle jo nyt. Kuitenkin saatat huomata, että uudet välineet jäävät käyttämättä. Sopikaa yhdessä toimintatavoista, niin uudet kujeet juurtuvat mieliin helpommin.
Motivointi
Sosiaalisen median on tarkoitus helpottaa sisäistä toimintaa, ei monimutkaistaa sitä. Mieti ennen kaikkea, miten sosiaalinen media voi auttaa yritystä saavuttamaan päämääränsä entistä tehokkaammin ja motivoi yrityksen työntekijät kertomalla syyt käyttöönottoon. Valitse helpot työkalut kaikkien mielestä, sillä jos työtavat tuntuvat aiempaa vaikeammilta, välineet jäävät hyvän alun jälkeen arjen työssä käyttämättä. Projekti myös vaatii rakkautta ja fasilitointia, älä luovuta ensimmäisten kuukausien jälkeen, vaan jaksa motivoida kanssaihmisiä eteenpäin.
Olkoon vuosi 2016 vapaa turhasta roinasta ja painosta, myös ihan konkretian tasolla!